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Función Pública crea un registro electrónico de documentos como "primer paso" para eliminar el papel y acortar plazos

20/03/2010 - 14:40

La Xunta asegura que el 90% de los procedimientos internos de personal se realizarán electrónicamente antes de finalizar 2010

SANTIAGO DE COMPOSTELA, 20 (EUROPA PRESS)

El director xeral de Función Pública, José María Barreiro, presentó hoy un nuevo sistema de registro electrónico de documentos que acortará los plazos de gestión en una semana y supondrá "el primer paso" que llevará a la eliminación del papel en las gestiones de la Administración gallega.

Según subrayó Barreiro en rueda de prensa, esta iniciativa supone "una importante novedad" en la gestión de personal de la Xunta de Galicia e implica "por primera vez" la posibilidad de aplicar la firma y validación electrónica en los documentos administrativos.

Además, recalcó que esta aplicación se enmarca en "el proyecto de modernización" de la Xunta, y comenzó a elaborarse en julio de 2009. En la actualidad, está en funcionamiento en las comisiones de servicio y en los reconocimientos de grado, los cuales produjeron en el año 2009 unos 2.490 y 1.856 documentos respectivamente.

"Se parte de la base de que todos los documentos son generados por aplicaciones informáticas, con el objetivo de evitar la impresión en cualquier punto intermedio de gestión", recalcó Barreiro.

Así, se implantaron cuatro aplicaciones, por una lado un archivo electrónico documental con un sistema de emisión de documentos a partir de plantillas. Esta aplicación permite generar "automáticamente" distintos tipos de documentos que contiene la mayor parte de sus campos precubiertos. De esta manera, el resultado de la tramitación se almacena "automáticamente" en el expediente electrónico de cada usuario que puede ser consultado desde cualquier punto autorizado.

Por otra parte, se implanta un sistema de gestión de flujos y firma de documentos, que permite generar envíos multidocumentales con diferentes destinos y formatos. Aquí, el envío se considera "cerrado" cuando todos los documentos estén firmados.

Otra de las aplicaciones, el portafirmas, permite realizar el proceso de firma electrónica que facilita la visualización de documentos. Por último, se crea un registro de salidas que se encarga de gestionar las emisiones una vez que el registro esté cerrado. Todo ello, bajo un proceso de verificación de los documentos.

ELIMINACIÓN PAPEL

Según explicó Barreiro, la Xunta se marca el objetivo de eliminar el papel en 2010 en el 90 por cien de los procedimientos internos de personal. Además, en el año 2011 se espera que está supresión del papel sea "total".

Asimismo, en los próximos meses se pondrán en marcha la licitación electrónica, tras la implantación del registro electrónico de facturas para garantizar el pago en 45 días.

SEGURIDAD

Sobre el aspecto de la seguridad en la firma electrónica, Barreiro aseguró que es "el nivel más alto posible" ya que "aumenta incluso" la seguridad respecto al papel.

En el momento en el que están todos los datos comprobados en un primer documento se exportan a los siguientes por lo que, según afirmó el director xeral de Función Pública "es mucho más difícil" que haya errores.

Además, se centraliza la gestión de acuses de notificación por lo que las fechas quedan asociadas electrónicamente a cada uno de los documentos, así como a los procesos de ensobrado e impresión si son necesarios.

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